DMEL第49问：如何写好监测报告？

猴子

　　上一问，我们对监测的价值做了新的探讨和界定。但如何让监测的价值得以实现，除了支持公益组织开发自我运作的项目监测体系，进行监测信息的有效搜集以外，传递和分享监测信息同样甚至更为重要。项目报告是使用最多的项目沟通方式，也是最为重要的信息传递和沟通的方法。监测报告包括项目执行过程中的所有进展/阶段性报告及结项报告，不仅要满足项目管理决策的信息需要，也要满足学习改进的需要。

　　好的项目报告，会事半功倍。然而，我们发现即便项目人员对监测信息了然于心，却对如何写出好的报告仍觉困难重重。因为项目报告并非监测信息的简单汇总，要基于归纳、分析、演绎和一些新尝试!那么，如何写好一份项目监测报告呢?

　　首先，在内容上，可由以下四个方面进行延伸，报告格式上并无特别要求(点击左下角阅读原文，参见DMEL第16问：如何写一份结项报告)。包括：1.进展及阶段性成果;2.困难挑战与经验学习;3.下一步计划及可改进之处;4.预算与实际支出情况。

　　其次，在原则和技巧上，可考虑：

　　1.避免术语、善用图表、报告简明扼要。图表是一种项目管理中使用的工程语言，在项目报告中要充分使用它，而且报告越简单明了才越有机会被全部阅读。

　　2.根据报告使用者来决定内容侧重点。项目报告有“对内”和“对外”之分，有给项目团队或项目业主和客户的，不同的项目报告使用者所要的项目报告的方式与要求是不同的，报告必须符合项目报告使用者的要求。如高层管理者所要求的信息，关注内部学习和执行效率;而资方可能更关注预算使用，效果和变化。

　　第三，敢于尝试：用“变化故事”(StoryOfChange)体现项目成果。

　　“变化故事”是国际一些发展类机构在项目报告中使用的一种写作方式，用来说明已取得的变化以及变化是如何产生的。变化故事中必须包括个体的信息(个人引语\评价)以及对个体的影响，要有充足的能说明工作产生广泛影响的证据。长度一般800字左右。

　　好的“变化故事”，应包括：

　　1.服务对象自己的声音、对变化的描述和分析。


　　2.能够显示和说明以下某个或者多个内容的明显变化：


　　人们生活真实的变化


　　意识转变，人们能用不同的更深刻的视角理解他们的现状(问题、权益状况、行动等)


　　个人和组织能力的提升，服务人群的集体行动


　　国家或者相关机构的政策和实践的改善


　　机构内部的变化，如工作中的诚信、财务公开透明、团队协作管理等。


　　3.不同的人群，如妇女和女童怎样参与和受影响。


　　4.受影响和参与的总人数(受益人自己讲述故事来吸引人是好的，但是最好她们的讲述能与更广范围的受益事实和变化联系起来。)


　　5.说明变化如何产生，机构的行动及贡献是什么。


　　6.高质量的照片，配有文字说明故事的主要信息。

　　最后，报告的内容和呈现形式，决定了我们在监测过程中去搜集些什么以及如何收集，要以客观事实为基础，不偏不倚。但这并不影响报告通过写作变得生动可读，增加价值，这才更加考验我们的功力，在监测时如何以人为本?除了要换位思考报告对象的感受，更要以客户为本，到项目实地与项目人群互动，去多听多看勤思考，方能探测出项目执行过程中可能真实出现的各种问题、挑战和机遇，反思、学习并分析和总结出为项目设计和执行提供基于事实的完善建议，以便项目管理层、执行团队及其它核心利益相关方做出项目执行的正确判断和决策。

　　作者：社会资源研究所研究员张婷婷