财务外传第八回：如何监控项目财务

xiao四~

上回提到，根据靠谱、可执行的项目活动计划，编制出合理的项目预算，项目成功立项了，那接下来机构就可以很happy的按照项目活动计划及预算来开展各种活动了。
       当然啦，要想预算执行的顺利，监控是很必要的。监控神马？由谁来监控？怎么监控？
       我们认为：项目财务的监控职责在项目负责人！当然过程中会涉及到每个项目执行人员。那么作为项目负责人的你，知道如何对项目预算进行监控吗？

怎么监控
       项目人员：清楚知道所经手费用项目归属
       作为项目人员，你首先得清楚你花的每笔钱是归属哪个项目的？又是哪个预算细项的？同时，你也要对经手费用的票据负责任。如在费用报销单上注明项目名称及预算编号等项目信息，然后递交给项目负责人审核。
       项目负责人：对所有项目内的各项支出进行审核及实时掌握项目的财务实施进度
       项目负责人需要对所有项目内的支出进行审核。审核是否归属该项目，有没有超支，费用归属预算细项是否确定，由其把好第一道关。因为只有项目负责人才最清楚项目所开展的活动预计对应的支出预算，而财务人员、机构负责人等则不一定对所有项目实施都能做到了如指掌，这里特别强调项目负责人这个角色对项目实施，包括资金使用的责任。那么项目负责人要审核什么呢？

监控啥
1. 项目执行进度与预算执行进度是否一致
2. 是否项目内？是否在预算范围内
3.费用归属预算细项是否准确
4. 出现差异及时沟通调整
       项目负责人通过财务人员提供的项目财务报告数据来监控项目是否按项目活动计划进度实施，保障项目按序推进。
       财务人员每月出具的项目预决算对比表，让项目负责人实时掌握项目财务情况，即项目花了多少钱了，还余多少钱没花，执行率是多少。
       打比方说，项目负责人通过查看项目预决算对比表，发现某预算项执行率快到70%了，就得注意别再超支了，如发现某预算项执行率低于项目实施进度，钱还没怎么花，也要注意是否相关项目还没开展。
       不属于项目内的费用严禁在项目列支！！！  和项目无关的费用不要在项目里列支，不然审计时也会进行费用调减，需将此部分钱退给资助方，如果列支很多不归属项目内的支出，会让资助方质疑，至于后果，你懂的！！
       好的项目监控能让机构更好的进行预决算对比，项目负责人要清楚自己在项目监控中的责任，及相关人员之间的配合，这样才能准确编制各阶段财务报告，让资助方清楚知道钱花到哪里去，怎么花的，向资助方充分展示管控项目的能力。
       所以说破天，项目负责人对项目预算的监控是贯穿整个项目期间！是正确出具一份好的项目财务报告的基础。

实际执行与预算有差异怎么办
       很多小伙伴们都会问，在执行过程中，预算和实际不一样怎么办？这预决算必须分毫不差吗？当然不能一条道跑到黑！
       在实施过程中，项目的活动计划如有所调整，预算也会有相应的调整；如编制预算时考虑不充分，有些费用未放预算里；再就是跟不上物价飞涨的脚步，原来的预算不够用啦；还有发现某些预算已经不适用了，这些都可以申请调整的。
       切记切记，一定要在发现有超支或有差异的苗头时就及时与资助方沟通，申请调整预算。不要先斩后奏！！！
小贴士：一般预算超支或差异在5%-20%以上就要给出合理的解释，解释说明要站得住脚，说清楚导致差异的原因，也要注意，不要动不动就向资助方提出预算调整，这会显得机构管控项目的能力较差，不能合理的规划项目。
       监控完后，就到结项环节了，出具项目终期的财务报告是顺利结项的重要报告之一。很多小伙伴们都头疼出具财务报告，这财务报告的数据从哪里来？如何保证准确性？表格模板什么样？请参考我们的处方药《中国初创公益组织财务管理手册》里的配方之“如何管理项目预算”。日后我们将单独讲解项目预决算表的编制。敬请期待。

财务外传专栏 介绍：
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作者：恩友财务 夏玉杰  来源：中国发展简报