非营利组织的人力资源管理和技术

瓦上雪

无论您的组织有几名亦或上千员工，人力资源都是最宝贵的资源。为了有效地管理人力资源，你需要跟进员工人数、过去薪资以及年度业绩目标等各种信息。那么如何保证这些数据安全准确并且便于获取呢？

人力资源管理系统和人力资源信息系统，通常简称HRMS和HRIS。它们可以提高效率，减少管理时间，帮助您的组织组建和监测人力资源数据库。

对大多数组织而言，这听起来不错，但一个良好的人力资源体系应该囊括哪些具体事项？在和我们交谈的人当中其中包括一些专家，很少有人就这个问题达成一致意见。它要涵盖哪些领域？跟踪哪些信息？能带来什么好处？是否值得投资？

.我们也想知道一个组织应该在什么时候购买并使用这些系统才能使他们物尽其用。为了寻找答案，我们采访了一些在非营利组织里从事人力资源工作的人员和专业顾问，看看他们都会使用什么样的方法并为其他组织提供怎样的建议。

非营利组织人力资源有关情况

从非营利组织公布的数据来看，这些机构通常只投入有限的人员到人力资源管理工作中。根据2012年的非营利组织就业趋势调查，接受调查的450家大多数规模较小的组织中，就有64％的组织并没有配备专门从事人力资源管理的员工，而只是将人力资源管理的工作分摊到其他包括执行理事、运营总监、行政经理的人员手里。

“通常人力资源的任务会交给那些有兴趣并了解工作内容的长期雇员，并没有具体的人力资源培训。那么谁将负责更高级别的任务？对此，他们往往采取战术层面的人力资源策略而非战略规划。他们往往不明白他们不了解的是什么。”来自KardasLarsen的卡罗尔愠达斯这样说到。KardasLarsen是一家经常与非营利性组织合作的人力资源咨询公司，其总部设在康涅狄格州的哈特福德。

旧金山CompassPoint的运营总监莎拉高特认为，非营利组织不优先考虑人力资源工作是因为他们必须为争取其他资源付出更多努力。然而，人力资源的任务仍占据很多工作时间，CompassPoint在2011年的调查中发现，63％的执行理事将人力资源相关工作列为工作烦恼的来源之一，这个比例超过其他任何一项工作。

鉴于人力资源优先级较低，非营利组织对待人力资源管理软件的态度大同小异。大峡谷州立大学公共非营利医疗管理学院助理教授希瑟愠浓祟说：“总的来说，非营利部门需要一个“根本的文化变革”以了解技术的好处。而对于非营利机构来说，他们没有必要像营利公司这样经常利用HRIS的强大功能来分析员工薪酬、招聘、培训工作并监控员工的保留率。上述领域让非营利组织很纠结。”

Kardas同意并认为“一个非营利组织的人力资源工作评估指标与项目评估指标是同等重要的。如果没有指标来衡量，就无法知道你做的是否成功。”

人力资源信息系统（HRIS）

有很多系统可以帮助追踪人力资源数据，涵盖包括招聘、雇用、培训、员工记录、考勤、福利、薪酬等多个领域。许多较高端的HRIS平台如包括SageHRMS，ADPHumanResourceManagement和AgressoHR，能包办一切，但价格昂贵，超出了大许多中小型组织的经济承受范围。还有传闻显示现今还没有任何一个系统能够在人力资源管理所有领域数据处理上拿到全优。

事实上，我们所谈到的大多数组织在过去使用人力资源管理系统的时候，都是针对不同领域使用相对独立的系统。这种做法常常不尽如人意，我们采访的几个人力资源管理一线员工都在采访中指出使用多个数据输入端效率低下，并希望能够整合这些系统实现省时高效。

让我们进一步看看以下四个可能用到人力资源系统的领域：

工资单

对于没有任何其他HRIS的非营利组织，工资单可以作为一种简易HRIS。即使是低端的系统，如Intuit的OnlinePayroll（原PayCycle）也可以作为一个基本数据库来记录员工联系方式、社保号以及休假天数。中型组织最常用的是ADP（AutomaticDataProcessing或自动数据处理），全美10％的工人工资条都由它处理。大多非营利组织都会使用某种工资单追踪系统，这在小型组织中往往交由人力资源部门来处理，但在大型组织中则会交给一个专门的财务部门。

至于工作时间和出勤情况，他们也是工资单的一部分，较大的组织会由同一部门来管理，然而许多较小的非营利组织，相比使用如Kronos之类的专业工时考勤系统，他们更多的倾向于简单的记录工具如Excel电子表格和谷歌文档。

但是，一些规模较小的组织也会选择完全外包其工资单业务。.如果你对你现有的工资单软件比较满意，又觉得还需要用到其他的HRIS，那么你可以寻找一些人力资源管理组件与你现有的工资单软件配套使用来全面监测你的人力资源数据。

监测员工数据

工资单可以提供最低端的员工雇佣数据，但如果组织想利用这些信息做报告，则需要另一个系统来追踪。如WritopiaLab是利用谷歌文档来追踪人力资源数据，但它正在开发一套系统能够将数据转移到SalesforceCRM以管理员工数据以及捐助者、学生、通信等其他数据。运营总监杰里米丠莱士-西格尔说，像他的组织一样在不断发展壮大的机构，关键是要保持人力资源在线管理，那样更便利快捷。

芝加哥基督教青年会（YMCAofMetroChicago）就用了一种人力资源管理系统来追踪员工数据，其雇佣协调官萨拉欠斯特德-麦克柯莱瑞说它的报告功能大大降低了员工汇总信息的时间。由于大多数组织没有多余的财力来增聘人力资源管理员工，这样的系统可以帮助提高现有人员的工作效率。

像Oracle的PeopleSoft人力资本管理系统这样昂贵的系统虽不失为另一种选择，但正如Kardas所说，她的非营利性客户同样成功定制到了适合自己的MSAccess数据库和Excel电子表格。她认为非营利组织需要更多数据驱动的管理，并有能力以一种有意义、科学处理的方式记录员工的年龄，种族和性别等信息，以促进人力资源管理的多样化。

招聘和录用

在线发布职位信息可以为每个职位吸引来上千求职者，这给招聘经理带来了新的工作压力。.在采访中，人力资源专家们都非常乐意了解那些能够帮助提高招聘录用效率的方式和系统，赫斯特德-麦克柯莱瑞说芝加哥基督教青年会（YMCAofMetroChicago）采用了software-as-a-service（SaaS）平台iCIMS来管理每年1100个必须填补的职位空缺，并对不必再使用随机电子表格这种模式感到欣慰。该软件有助于减少数据录入，但仍需亲自监管多个州或联邦政府背景核对以筛选求职者。而且该系统不能用于志愿者和实习生招募，这是许多非营利性组织考虑的主要问题。

由于非营利组织由政府及其他监管机构密切监管，人力资源系统则可帮助他们合法地进行员工及志愿者背景调查，移民身份确认，遵循法规如健康保险流通与责任法案（HIPAA），从而避免头疼的官司。

绩效管理与培训

一些组织正在尝试将会技术作为员工培训和审查过程的一部分。总部位于芝加哥的EasterSeals公司人力资源部副总经理多蒂莫泽不打算使用HRIS，但他正在寻找特定的绩效管理软件来帮助她的员工达到绩效目标。

其他一些非营利组织的人力资源工作人员对绩效管理软件也很有兴趣，他们认为目前使用的纸质的审查系统太过繁琐，而综合软件则可以帮助改进以往每年或每两年一次的员工经理对话绩效考核方式，理想的情况下，这种绩效软件还能承担内外员工培训的部分功能。

您的组织是否需要HRMS？

组织发展到什么阶段引进HRMS最有意义？这应该综合考虑各种情况及自身需要来决定。对于小型非营利组织来说，购买专门的HRMS其实没有很大必要，完全可以交由少数员工来完成。

在我们采访各位专家的时候，他们都就多大规模的组织才应该使用HRMS这一问题表达了不同的看法。有的专家说传统的人力资源模式，即当一个组织拥有超过100名员工，就应配备一名人力资源管理专员这种模式也同样适用HRMS；另一些专家则认为，规模较小的组织更能使HRMS发挥作用，因为理论上同时兼顾人力资源和其他领域工作的员工能更加容易评判多种绩效。

但有一点是所有专家一致认同的，那就是人力资源策略应该与时俱进，方便快捷，目标可行。如果您的组织将人力资源数据库管理工作交予执行理事、运营总监或其他任何自身工作已经很繁重的人员，好的数据库则可以帮助他们更好的管理人力资源这一最具价值的资产，从而避免加重负担，带来烦恼。

欲了解更多信息

如果你的非营利组织刚刚起步，需要从零开始规范人力资源管理，请访问管理中心资源库（ManagementCenter'sresourcelibrary），它会为您提供免费的模板来处理招聘、雇用和其他常见的人力资源问题。

感谢以下专家提供的专业意见：

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卡罗尔愠达斯

希瑟愠浓祟孲/p]

多蒂莫泽

萨拉欠斯特德-麦克柯莱瑞

莎拉高特

梅丽莎倠獎祼孲/p]

凯蒂凯尔

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索玛眠克

安纳达维纶祖拉

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朱丽叶阿莱莉玛

马克素祶门

罗伯特威那

（来源：公益IT俱乐部）